河北省計量監(jiān)督檢測院  劉玉珍

　　河北省計量監(jiān)督檢測院是依法設(shè)立的省級計量技術(shù)機構(gòu)，目前已建立了一整套有效的運行管理體系。《質(zhì)量手冊》、《程序文件》、《作業(yè)指導(dǎo)書》、《質(zhì)量記錄表格》等一系列質(zhì)量文件是保證我院開展檢定、校準(zhǔn)/檢測工作的綱領(lǐng)性文件。檔案工作的管理是我院運行體系中不可缺少的一部分，下面僅就設(shè)備檔案的建立及管理作一簡述。    

　　一、設(shè)備檔案的建立

　　各實驗室在購置新的儀器設(shè)備之前，首先填寫購置儀器設(shè)備申請表、審批表，經(jīng)院領(lǐng)導(dǎo)及主管部門批準(zhǔn)后，主管儀器設(shè)備的人員負責(zé)儀器設(shè)備的購置。儀器設(shè)備到貨后，實驗室主管設(shè)備人員及設(shè)備管理部門共同對新進設(shè)備進行驗收，驗收合格后，填寫購入儀器設(shè)備驗收情況。設(shè)備管理人員負責(zé)對新購置儀器設(shè)備建立儀器設(shè)備登記卡，同時，按新進儀器設(shè)備的不同類別給出不同的設(shè)備編號，并建立檔案。檔案的內(nèi)容包括:設(shè)備名稱，規(guī)格型號，準(zhǔn)確度等級，生產(chǎn)廠名，設(shè)備價格，設(shè)備編號(單位自編號)，出廠編號，出廠日期，購進日期，設(shè)備主管，科室負責(zé)人，使用人，放置地點等。
    如何對新進儀器設(shè)備進行設(shè)備編號，做到既規(guī)范又便于查找，這是設(shè)備檔案管理的第一步。我們的做法是把儀器設(shè)備分為三類，一類為檢測/校準(zhǔn)用的最高計量標(biāo)準(zhǔn)器具(送中國計量科學(xué)研究院、華北國家計量測試中心及其他省市法定計量檢定機構(gòu)檢定的儀器設(shè)備)，編號為“1”字打頭；二類為檢測/校準(zhǔn)用的標(biāo)準(zhǔn)設(shè)備(本單位能夠開展自檢或互檢的儀器設(shè)備)，編號為“2”字打頭；三類為一般使用的儀器設(shè)備(不需要檢定，又不可或缺的儀器設(shè)備)，編號為“3”字打頭。再按照儀器設(shè)備購進時間的先后排序，比如長度新購置的量塊，需到中國計量科學(xué)研究院檢定，我們給它編號為100x；又如游標(biāo)卡尺、電子秒表、普通壓力表等儀器，在工作中也作為標(biāo)準(zhǔn)使用，但它們可通過本科室或其他科室對其進行檢定，那么我們就給該類儀器編號為200x；那些不需要檢定的儀器設(shè)備，如工作支架、工作臺、計算機等，編號為300x。類別分清以后，可根據(jù)本單位該類設(shè)備的多少來定編號的位數(shù)，可定位數(shù)即從1001、2001、3001開始編號。每一臺設(shè)備都有自己的檔案袋，檔案袋封面的內(nèi)容如表1所示。
    

    表1  檔案袋封面內(nèi)容

　　負責(zé)儀器設(shè)備購置的管理人員完成了以上內(nèi)容的填寫工作后，交由檔案管理人員存檔、保管。幾年來的工作實踐證明，儀器的設(shè)備編號尤其重要。不管同一種儀器設(shè)備有多少，也不管它屬于哪個科室，在查找檔案時，通過設(shè)備編號就可以很快地找出其證書或說明書。    

　　二、技術(shù)檔案的管理

　　技術(shù)檔案的管理基本分兩大類。一類為質(zhì)量體系運行過程中的質(zhì)量文件，如內(nèi)部質(zhì)量審核、評審計劃及評審報告等。另一類為體系運行中的技術(shù)文件，如檢定/校準(zhǔn)所依據(jù)的計量檢定規(guī)程、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)及建標(biāo)項目檔案；原始記錄、證書格式的審批；實驗室建標(biāo)項目的不確定度分析報告、樣機試驗報告等。這些文件的管理則根據(jù)作業(yè)指導(dǎo)書中存檔控制文件的編號方法及存檔要求加蓋受控章及唯一性標(biāo)志。