規程管理的幾點體會

云南省計量測試技術研究院  王玉元

    計量檢定規程及其它計量技術規范是開展計量檢定、校準、測試工作的重要技術依據，是各機構質量管理體系中不可或缺的支撐技術文件。為保證檢測工作質量，確保檢測數據權威、準確、可靠，各計量檢定機構都非常重視加強計量檢定規程/計量技術規范(以下簡稱規程/規范)的管理。
    為迎接國家法定計量檢定機構考核，搞好我院規程/規范的管理，我院檔案室半年多來對所有規程/規范進行了清理，對規程/規范的管理方式進行了許多改進，取得了較好的效果。下面將本人在規程/規范管理中的幾點體會作一介紹，供參考。
    

一、規程/規范在清理中應注意的問題

    1.清理要徹底，防止缺漏
    規程/規范在使用中具有分散、量大的特點，給清理工作帶來了一定困難。就我院而言，同一規程/規范往往是多人持有，或幾項標準、幾個室組共用，甚至還存在一人持有幾本相同規程/規范的情況，若不徹底清理，很容易造成規程/規范在使用中的失控。在清理過程中，我們對所有規程/規范都逐項進行認真細致的清理核對，及時撤出無效規程/規范，盡快補齊現行有效的規程/規范。
    2.主動爭取檢測人員的理解和支持，認真登記其在用和需增規程/規范
    針對規程/規范大量分散在檢測人員手中的特點，我們主動爭取檢測人員的理解和支持，順利完成了其在用和需增規程/規范的清理登記工作，為下一步實施受控管理打下了緊實的基礎。剛開始辦理規程/規范清理登記手續時，部分檢測人員不太理解，有些甚至還產生情緒:不就一本規程嘛，干嗎那么麻煩？我自己買一本得了。究其原因，這是因為對規程/規范即將實施的嚴格的受控管理不理解，他們狹隘地認為這是管理人員怕遺失和防止多次領用而采用的管理方法。針對這種情況，我們作了大量耐心細致的解釋宣傳工作，主動到各科室清理登記，回收無效規程/規范，及時發放、補齊有效規程/規范，為大家提供最大的方便。通過這些細致的工作，使每一位檢測人員都明白了，規程/規范的清理登記和嚴格的受控管理不僅僅是為了防止遺失及多次領用，其更大的目的在于:防止規程/規范的非預期使用，確保各相關場所均能得到和使用規程/規范的現行有效版本。
    

二、規程/規范在管理中的幾點嘗試

    1.計量標準檔案中所需規程/規范的管理
    (1)檔案中所需規程/規范單獨建檔，作為技術檔案的一部分。
    根據JJF1033-2001《計量標準考核規范》的要求，計量標準技術檔案中必須備有相應的規程/規范。但有些規程/規范幾項標準共用，若每項標準都配備一本，既增加了成本和工作量，又給更新替換帶來一定的困難，不利于管理。另一方面，為使規程/規范便于查閱使用，也有必要單獨重建一個規程/規范檔案，作為技術檔案的一部分。
    (2)全部規程/規范按編號順序存放。
    為使規程/規范查閱方便、快捷，替換清理時不會遺漏，查閱使用完畢便于回放，我們將全部規程/規范按編號順序存放。
    (3)全部規程/規范按受控文件管理。
    為保證全部規程/規范的實時性、有效性，我們將全部規程/規范均按受控文件進行管理。
    2.檢測人員在用規程/規范的管理
    根據實際工作需要，檔案室對每位檢測人員在用的規程/規范進行受控管理。在辦理規程/規范受控手續時，我們以清楚、方便、快捷為原則，設計了專門的“規程/規范受控登記表”，詳細記錄每一本受控規程/規范的受控號、使用人及使用情況，每一位使用人都須親筆簽字認可。一旦某一受控規程/規范被替代，我們很快就能準確地查出哪些人員在使用，并及時通知其交回原規程/規范，同時辦理新規程/規范的受控，發放新規程/規范。具體操作是:
    (1)規程/規范發放。
    由檔案室按規定給所發放的規程/規范編受控號，蓋受控章，發放時填寫“規程/規范受控登記表”，并由使用人親筆簽字認可。
    (2)規程/規范回收。
    檢測人員退休或調離時，須將其使用的受控規程/規范交回檔案室登記注銷后方可辦理其他手續。當規程/規范被替代時，檔案室及時通知相關人員在規定時間內辦理新舊規程/規范的替換手續。
    我院規程/規范管理在進行上述改進以后，已完全杜絕了使用無效規程/規范的情況，保證了全部在用規程/規范均處于受控狀態，效果令人滿意。