利用Office通用辦公軟件實現計量檢測證書批量打印

河南省鄭州市計量檢定測試所  王志遠  馬燕

    隨著電子技術的不斷發展，計算機在計量檢測部門得到了廣泛的應用，檢測證書的計算機打印就是其中之一。工作人員每天面對大量的數據輸入、檢定報告的采編和檢定結果的打印，如果仍采用逐份采編檢定報告、單張依次打印檢定結果的方法將浪費大量的時間，并且工作效率低下。筆者曾經需要一次打印600張電能表的檢定證書，工作量之大往往超出以前的人工填寫。如何發揮計算機的優勢，提高證書編寫打印的工作效率，是計算機應用中需要解決的一個問題。而編寫專用程序對一般的單位有一定困難，有鑒于此，筆者結合自己的工作內容，利用廣泛使用的Office通用辦公軟件的郵件合并功能，快速簡捷的實現了有固定格式檢定報告的批量采編和計量檢定證書的批量輸出。
    

一、實現原理

    本方法是通過以Word文字處理軟件的強大格式編輯功能做出檢測證書的文檔格式，以Excel表格處理軟件的強大數據運算編輯功能做出需要的數據源，利用郵件合并功能把數據源中的內容與確定好格式的文檔相結合來進行證書的編輯和打印工作。
    

二、實現步驟

    下面以Office 2000創建“檢定證書正面”為例，詳細步驟如下:
    1.創建證書正面的輸出版面格式
    打開Word，創建一個新文檔。在新文檔中按照檢定證書的實際尺寸及格式確定文檔輸出版面格式，然后在該文檔中輸入每個檢定證書正面需重復出現的固定通用信息，如檢定證書編號、計量器具名稱、規格型號、制造廠、送檢單位、檢定日期、有效期等，并編輯確定這些信息的字體、大小和位置，完成后保存。
    2.創建數據源
    打開Excel，創建一個新表格。根據每頁證書需要改變的數據，在新表格的第一行按列輸入與Word在步驟1所創建的文檔相對應的各列數據所代表的標題信息文字，如檢定證書編號、計量器具名稱、規格型號、制造廠、送檢單位、檢定日期、有效期等。從第二行開始按照各列標題信息提示按行依次輸入變化了的信息，完成后保存。
    3.版面格式與數據源的合并
    (1)切換到Word在步驟1所創建的文檔，選擇主菜單中“工具”下拉菜單的“郵件合并”子菜單，彈出“郵件合并幫助器”對話框。點擊“主文檔”下的“創建”按鈕，選擇“套用信函”子菜單，點擊彈出對話框中的“活動窗口”按鈕。
    (2)在彈出的“郵件合并幫助器”對話框中選擇“數據源”下的“獲得數據”按鈕，選擇“打開數據源”子菜單，在彈出的對話框中找到步驟2所建立的Ex-cel表格(注意選擇文件類型為*.xls)，打開。在彈出的“整張電子表格”對話框中點擊“確定”。這時Word會提示你在主文檔內找不到合并域，直接點擊“編輯主文檔”按鈕，將回到上一步所編輯的文檔。
    (3)這時在該文檔的工具條上出現“郵件合并”工具欄。點擊工具欄上“插入合并域”按鈕，將出現步驟2所創建的Excel表格第一行所定義的各列標題文字。根據證書每頁變化的數據內容，分別插入相應的各個標題，此即為將要合并的數據項。這時只需按下工具條上標有“ABC”字樣的“察看合并數據”按鈕，點擊“下一條記錄”按鈕，就可以逐頁察看已經合并過的文檔了。
    4.打印證書
    如果只需打印當前頁，直接打印就可以了。當有大量證書需打印時，可點擊工具條上的“合并選項”按鈕，在彈出的“合并”對話框中“要合并的記錄”欄中輸入要打印的記錄的范圍數值，點擊“合并”按鈕，會出現包含需要所有記錄的新文檔，直接打印就可以了。
    5.數據錄入技巧
    在Excel中輸入數據時，我們往往要錄入大量重復的信息，如相同的送檢單位、生產廠家等，也可能需要有大量按序列遞增的數據，如檢定證書編號等，這時只要選定包含需要復制數據的單元格，用鼠標右鍵拖動填充柄(單元格右下角)經過需要填充數據的單元格，然后釋放鼠標右鍵，會有“復制單元格”和“按序列填充”選項，