實驗室如何編寫作業指導書

新疆哈密地區質量與計量檢測所  孫建麗

一、作業指導書的結構、格式和內容

    作業指導書可以是標準、規范、指南，也可以是圖表、圖片、模型、錄像等；結構上可采用標準格式，也可采用非標準格式。實驗室最常用和使用最多的作業指導書，是詳細的書面描述文件，如市場抽查檢驗細則、統檢細則、抽樣細則、樣品制備(準備)指令、儀器設備操作規程等。
    作業指導書的結構和格式一般不宜統一為一種結構和格式，但為避免混亂和不確定性，在一個組織內，可以對各類作業指導書規定各自的結構和格式，以保持作業指導書的格式或結構的一致性。無論采用何種格式或組合，作業指導書內容的表述順序應當與作業活動的順序相一致，準確地反映要求及相關活動。作業指導書的結構、格式以及詳細程度應當適合于組織中人員使用的需要，并取決于其描述活動過程的復雜程度、使用的方法、實施前的培訓時間與深度，以及具體操作執行人員的技術水平、技能和資格等。
    作業指導書應包含以下幾方面的內容:
    1.標題和封面
    作業指導書應該有明確的標題，即明確寫明其描述活動過程的名稱，一般可采用“作業活動名稱+作業指導書”或“作業活動名稱+作業規程/規范”的結構。如設置封面，則應在封面上寫明編號、起草人、審核人、批準人、批準日期及修訂狀態；若無封面，則這些內容應寫在標題下方。
    2.目的和范圍
    作業指導書首先應寫明其適用的作業范圍及不適用的作業范圍；其次應簡潔地說明編制目的或其實施目標，即為什么要編制該作業指導書，通過編制作業指導書要達到什么樣的目標。
    3.作業內容與要求
    作業內容與要求是作業指導書的主體，應當具體、準確地反映作業內容與要求及相關活動。同時，作業指導書內容的表述順序應與作業活動的順序相一致。必要時，可用圖或表，以便于理解。作業指導書的文字應通俗易懂，盡可能的量化，用數據說話，以便作業人員有唯一正確的理解，實施后確保過程質量的控制。
    

二、編寫作業指導書的注意事項

    1.作業指導書設計和編寫應符合本單位的《質量手冊》的規定，作業指導書所規定的程序應符合本單位的實際，包括環境、檢驗儀器設備、檢驗范圍的要求。
    2.一項活動只能規定唯一的程序，只能有唯一的理解，因此一項作業只能規定一個作業指導書。并且不能使用作業指導書的無效版本。
    3.作業指導書一旦批準實施，就必須認真執行；如需修改，須按《質量手冊》的規定程序進行。
    

三、編寫作業指導書過程中的幾個誤區

    1.以儀器設備操作規程代替作業指導書
    現在我們所使用的儀器設備越來越先進，功能也越來越多，而我們做某一項試驗時，可能只能用到設備的局部功能。作為操作規程只能規定一些主要試驗操作方法。因此，針對每一項試驗的儀器操作方法應該在作業指導書中得以體現。
    2.以產品標準或檢測方法標準代替作業指導書
    在這些標準中往往只規定了一些儀器的使用原則，比如規定了使用環境、檢測誤差、檢測量程、檢測速度等，具體使用哪種儀器可能并未作具體規定。這就需要在作業指導書中針對單位的具體情況，選用符合標準要求的儀器設備。
    在產品標準或檢測方法標準中經常會遇到這種情況，對同一檢測項目，規定了不止一種檢測方法。在作業指導書中就應根據單位具體情況規定使用哪一種方法。
    3.儀器設備更換、標準規范修訂改版都需變更作業指導書
    按照《評審準則》的規定，作業指導書應具有法規性、唯一性、適用性的特點。儀器設備更換，標準規范修訂改版都可能導致相應的作業指導書不適用，需對作業指導書作出修訂，保證其適用性。
    總之，編寫作業指導書的目的就是使每個檢測人員進行同一項試驗時，采用同樣的方法、同樣的儀器設備，最終得出同樣的檢測結果。