淺談質量體系中外來文件的受控與管理

江蘇省計量測試技術研究所  龍敏

    幾年來，在我所質量體系運行中，文件控制是保證體系持續有效運行的一個重要要素。而其中外來文件——國家標準和計量檢定規程又是質量體系運行中校準和檢測工作中重要的技術法規。要確保這些技術法規文件為現行有效版本，在執行過程中，我們必須對這些文件進行嚴格受控和管理。下面我就談談自己在這項工作中的一些做法，供大家參考。
    

一、外來法規性文件的受控

    質量體系運行中的外來法規性文件主要是國家計量檢定規程、國家和行業標準。目前，我所經過實驗室國家認可委員會評審校準和檢測項目共有268項，我們針對這些項目，對所需要的標準和檢定規程進行了全部清理、登記，進行受控管理。列入質量體系運行中的受控標準有168種；受控規程有277種。我們根據《質量手冊》具體要求建立了實驗室受控文件目錄，按文件類別分:國家和部頒標準；引用標準；鑒定大綱；計量檢定規程；計量技術規范。再按《質量手冊》中“文件控制程序”的文件編號規則，分別按部門代號(即實驗室代號，如:L——長度室；H——熱工室等)；類別代號(A——計量檢定標準；B——標準等)；年代號，來編制外來文件資料目錄。(詳見下表)
    

    對統一編號，加蓋“受控文件”印章的標準、規程及時發送到檢測人員手中使用，并收回舊版本。我們按文件所在科室又編制了“文件發放回收登記表”加以受控(見下圖《標準發放回收登記表》)。這樣我們就能及時掌握實驗室檢測人員手中標準、規程受控情況，即時更換新版本。
    

二、及時收集新版本，按“文件控制程序”進行更改

    為了保證實驗室檢測人員手中受控的標準、計量檢定規程始終是有效版本，在平時文件管理工作中注意把被動管理變為主動管理，把靜態管理變為動態管理，應做到以下幾點:
    1.關注國家標準出版動態，將受控標準號全部打印在一張紙上，方便隨時對照。并從《科技新書目》中了解標準單行本出版情況。
    2.及時訂購每年出版的《國家標準目錄總匯》、《國家計量技術規范目錄》及有關部頒標準目錄，如郵電、輕工、機械、電子、化工等。全面檢索我所受控的標準、計量檢定規程更新替代情況。
    3.定期到省標準情報所標準文獻信息網上去檢索標準更新情況。對已更新的標準、規程，每年都打印一份更新替代的總目錄給質量部存檔備查，給各科室一份該科室更新替代標準、規程目錄，便于科室對照檢查，確保在用法規文件的有效性。
    在標準、規程版本更新時，嚴格按照“文件受控程序”中要求進行。對外來文件更新，要填寫《文件更新申請書》，經質量部負責人，所技術負責人確認后，將標準，規程發送到檢測人員手中，并要求檢測人員對照新、舊標準或規程，認真填寫《更新標準、規程能力評審表》交與質量部，再由所技術負責人審核，認為填寫內容(如計量標準儀器配置、人員技術狀況、環境條件等)符合新標準、規程要求，再填寫《文件修改通知單》。這樣一份新版本受控標準或規程才能正式啟用。
    

三、妥善處理外來文件管理中遇到的特殊問題

    在對外來文件受控與管理中，對文件的作廢、借閱、復制等問題，我們都按照“文件管理程序”執行。作廢的文件收回，蓋上“作廢”印章；對需要借閱、復制的文件，一律辦理借閱手續。但在標準文件管理中，我們發現了一個在執行中矛盾的問題:如一個受控標準《GB9813-1998微型電子計算機通用技術條件》已于2001年8月1日作廢，新標準《GB9813-2000微型計算機通用規范》同時實施。而我所微機產品質量檢驗站擔負著全省計算機產品的監督檢驗等有關執法任務，面對現階段仍有單位及個人將2001年8月1日前購買的有爭議的微機產品送來檢驗的實際情況。執法中用哪個版本的標準呢?按文件受控程序要求，應收回老標準，換上新版標準。而實際執行監督檢查中又存在上述狀況，于是，我們通過與實驗室認可委員會的評審人員商談，在這新舊標準更換時期，由使用標準部門——微機產品質檢站，寫一份“文件留用說明”，經所技術負責人批準后，將舊標準留用一段時間后，再收回作廢，這樣既能很好地完成技術監督執法任務，又保證了外來文件的完整有效。在以后的管理中，遇到類似的特殊情況，我們都采取了這樣的一種處理方法，保證我所質量體系運行中的外來文件始終處于有效狀態。